Selecteer een pagina
In gesprek met Marcel Luiten van Feed & Food over onze scan & herken module van Kofax.

In gesprek met Marcel Luiten van Feed & Food over onze scan & herken module van Kofax.

Sinds januari 2022 heeft Feed & Food Group te Zeist de scan & herken module van Qbil-Trade / Kofax in gebruik genomen. Wij spraken met Marcel Luiten van de finance afdeling van Feed & Food over zijn ervaringen met deze module.

We kunnen niet meer zonder

Wat was reden voor jullie organisatie om deze optimalisatieslag te willen maken?

Voorheen werden onze facturen voorzien van barcode-stickers waarna we de facturen naar Qbil-Trade konden scannen. Dat was een bewerkelijk proces: eerst alle facturen printen, de stickers plakken en dan naar Qbil-Trade scannen. Nu met de Kofax module hoeft dat allemaal niet meer. Je hoeft met Kofax niets voor te bereiden.

Het is net alsof we er al jaren mee werken maar we zijn pas sinds januari live. Dat is nog niet eens een jaar. Maar we kunnen niet meer zonder.

Wat is het grootste voordeel voor jou?

Die barcode-stickers moesten op kantoor geplakt worden. Wij werken nog steeds hybride. Dus half op kantoor, half vanuit huis. Het grote voordeel is dat je nu vanuit elke locatie met dit systeem kan werken. Dus ook als ik thuiswerk, kan ik onze inkoopfacturen inboeken en verwerken. Ideaal.

Met de scan & herken oplossing van Kofax heb je wel een extra monitor nodig. Dat is echt een must. Thuis gebruik ik mijn notebook en nog een groot scherm. Op kantoor het ik drie schermen. Twee grote en nog een kleiner scherm zodat ik tussendoor mijn e-mail kan checken.

Levert Kofax een tijdsbesparing op voor jullie?

Het levert een tijdsbesparing op maar je moet nog steeds je facturen controleren. Dat verdwijnt niet. Dat doen wij vooraf. Dus facturen waar vragen over zijn, blijven dan liggen. Die neem je dan nog niet op in het proces. En dat is echt belangrijk want een verkeerde boeking is veel werk om te herstellen Het proces zelf is een tijdsbesparing. Kofax herkent de facturen maar je moet, zeker in het begin, het systeem, wel helpen om de facturen te leren herkennen. Het wordt steeds beter.

Dat wij met dit systeem overal kunnen werken, zorgt voor continuïteit.

Grote facturen met veel line items zoals bijvoorbeeld onze transportfacturen waar ook flexibele energie toeslagen op worden geheven, is nog handwerk. Door de energietoeslagen matchen de bedragen dan niet. En zo’n factuur is 4 pagina’s lang. Dat blijft bewerkelijk.

Maar goederenfacturen worden wel goed herkent dat is al een enorme winst.

Voor onze overhead facturen gebruiken wij Scansys. Die worden rechtstreeks gescand naar onze boekhoudsoftware Exact. Scansys doet hetzelfde maar is niet lerend. Scansys is dan in vergelijking met Kofax vrij star. Kofax wordt steeds beter omdat het een lerend systeem is. Als je daar wat tijd en moeite in investeert dan levert dat veel voordeel op.

Hoe verliep de implementatie?

We zijn verbaasd dat het zo goed gaat. Vanaf het begin. De implementatie ging heel soepel. Daar ben ik heel positief over. Een paar dingetjes gingen niet meteen lekker maar dat is goed opgepakt.
En in het begin heb ik wel gehad dat iets twee keer opnieuw moest. Maar dat is alles.

Heb je nog tips?

Het is wel handig om vanaf het nieuwe boekjaar te beginnen. Door de nummering. Zo kan de oude nummering uitfaseren. En hoef je niet te werken met twee verschillende nummeringen door elkaar.

Zijn er nog andere voordelen?

Het is een groot voordeel dat Kofax in de Cloud zit. Je hoeft nooit updates te downloaden. Dat gaat automatisch. En dat wij met dit systeem overal kunnen werken, zorgt voor continuïteit.

Als ik het een cijfer van 1 tot 10 moet geven dan geef ik dit echt een dikke 9.

Nieuwsgierig geworden naar onze Qbil-Trade & Kofax AP Essentials module? 

Neem contact op met onze sales of supportafdeling. Mail naar info@qbil.nl of bel ons op +31 (0)318 50 20 26 

Vernieuwd Accounts & Financial: Manage Periods

Vernieuwd Accounts & Financial: Manage Periods

Het onderdeel Export, voor het exporteren van data naar het boekhoudsysteem, is vanaf heden gesplitst in twee onderdelen:

  • Export
  • Manage Periods

In menu ‘Manage Periods’ is het nu makkelijker om te switchen tussen verschillende werkmaatschappijen. En verder kunnen vanuit hier de periodes voor contracten, facturen en productie orders beheerd worden. Ofwel door het sluiten van periode kunnen zaken op contracten of facturen uit die periode niet meer aangepast worden.

Na het sluiten van een periode blijft het mogelijk om een contract te kopiëren, te bekijken of te e-mailen.

Meer informatie vind je in onze Knowledge database (let op: je moet ingelogd zijn in Qbil-Trade).