Selecteer een pagina
Wij zijn verhuisd!

Wij zijn verhuisd!

Afgelopen vrijdag 1 november was het zover. Wij zijn verhuisd naar ons nieuwe pand hier iets verderop. De spullen staan nog ingepakt, de boel is nog laaaang niet op orde maar de bureaus staan op hun plek en de computers zijn aangesloten dus we kunnen er tegenaan! 💪 Vanaf heden werken wij in ons nieuwe kantoor! 😃

“Ruimte voor groei”

In het nieuwe pand kunnen we verder groeien en hebben we meer ruimte en faciliteiten voor het geven van trainingen en workshops. De werkvloer is 300 vierkante meter groot en heeft op de begane grond twee meeting rooms, een kantoor en een keuken. Op de eerste verdieping bevinden zich de werkplekken en zitten we gezellig met zijn allen bij elkaar. De bovenste verdieping doet nu nog dienst als recreatieruimte maar is klaar om in de toekomst ruimte te bieden aan meer collega’s zodat wij nog meer handelsondernemingen kunnen helpen met onze software!

“Housewarming”

Benieuwd hoe het is geworden? Zodra alles helemaal klaar en tip-top in orde is, organiseren wij een housewarming. Een middag waarop iedereen welkom is om een kijkje te nemen in ons pand en gezellig bij te praten met een hapje en drankje. Meer informatie over de housewarming volgt!

Natuurlijk vinden we het ook leuk als je spontaan even langskomt. De koffie of thee staat klaar! 

Wildgroei aan Excel lijstjes?

Wildgroei aan Excel lijstjes?

Hoe u weer grip op uw onderneming krijgt

Uw onderneming groeit. Waar eerst Excel, naast uw boekhoudsoftware, een prima hulpmiddel was, onstaat langzaam een wildgroei aan allerhande ‘handige’ lijstjes en planningen. Meerdere versies van diverse spreadsheets zijn in omloop. U heeft geen idee hoe ‘actueel’ en vooral hoe ‘waar’ de data is waarmee gewerkt wordt. U mist het overzicht maar vooral hét inzicht in uw business. En u weet wat dat kost: geld.

Zeker bij de handel in grondstoffen  waar de volumes groot zijn en de marges vaak smal…. Juist dan is het belangrijk om ‘bovenop uw business te zitten’ en de winstgevendheid van uw handel goed in de gaten te houden.

Een aantal boekhoudsoftware pakketten bieden extra modules aan voor de handel. Op het eerste gezicht, een prima optie. Echter…deze software modules zijn vooral geschikt voor de voorraadhoudende, non-food groothandel. Niet voor de snelle handel in grondstoffen en ingredienten waarbij vaak gebruik gemaakt wordt van externe voorraadlocaties, directe leveringen en afroepcontracten.

Dat vraagt om een hele andere aanpak/benadering en daar hebben wij ons sinds 2004 in gespecialiseerd: bedrijfssoftware voor de handel in grondstoffen en ingredienten.

Met onze bedrijfssoftware heeft u altijd realtime inzicht in uw posities: in- en verkopen, voorraden en productie. Up-to-date (!) business informatie en snelle en efficiënte afhandeling van uw handels -en logistieke processen. Vanzelfsprekend zijn alle goederen traceerbaar. 

Het grootste deel van onze klanten zijn handelaren in agrarische grondstoffen voor levensmiddelen en diervoeders zoals zoals granen, (olie houdende) zaden, oliën & vetten, cacao, koffie, thee, zuivelingredienten, noten, kruiden, specerijen, etc. Allemaal ondernemingen voor wie het belangrijk is dat ze zicht en controle hebben op hun handel en grip op hun onderneming.

Onze software biedt een breed scala aan functies die onmisbaar zijn voor uw handel. Hieronder benoemen wij de belangrijkste functionaliteiten:

POSITIEBEHEER

Geen trader kan zonder. In één overzicht, direct en realtime inzicht in uw in- en verkoopcontracten, uw voorraden en productie. U ziet precies wat uw handelspositie is: nu, morgen, volgende week maar ook volgende maand.

CONTRACTMANAGEMENT

In- en verkoopcontracten afsluiten, beheren en uitvoeren inclusief inkoopadministratie, facturatie en commissie / brokerage afhandeling, offertes, prijsbepaling, order management voor het afroepen van deel-hoeveelheden van de contracten.

AFROEPORDERS

In de afroeporder worden deel-hoeveelheden van de contacten afgeroepen. Herkomst, bestemming en de hoeveelheid wordt ingegeven. Bij herkomst moet u denken aan voorraad, voorraadlocatie of een inkoopcontract. De bestemming is de klant, voorraadlocatie of uw eigen warehouse.

RISICO MANAGEMENT

Qbil-Trade® ondersteunt in het verkleinen van handels en financiële risico’s door middel van krediet- en positielimieten, contract hedging, geïntegreerde valuta hedging op contractbasis, ingebouwde controls en een gepersonaliseerde functiescheiding.

VOORRAADBEHEER

Inslagen en uitslagen van uw voorraden zijn makkelijk en snel in te zien en te beheren. Zowel voorraad op externe locaties, eigen warehouse maar ook silo-voorraad.

DROGE STOF GEHALTE BEREKENING

LOGISTIEK

Met o.a. een duidelijke logistieke planning voor het volgen van de product en goederenstromen, automatisch aangemaakte transportopdrachten, leveringsbevestiging, paklijst, laad of losopdrachten, vrachtbrief, bill of lading instructies, Halal, Kosher, health certificaten en andere documenten. Ook is onze software voorzien van een weegbrug functionaliteit en een digitale koppeling met douane, Kamer van Koophandel en Portbase of welk ander Port Cummunity System.

PRODUCTIE / MENGMODULE

Onze mengmodule is geschikt voor diverse bewerkingen zoals onder andere het reinigen, schonen, zeven, drogen, pletten, blenden, breken, branden, persen, malen of opzakken. Met een paar klikken kunt u altijd terug naar de bron. De traceerbaarheid van de grondstoffen blijft gewaardborgd.

TRACEABILITY

Qbil-Trade® voorziet in de traceerbaarheid van alle goederen vanaf inkoop, productie, verwerking tot distributie.

QUALITY

Onze ERP software Qbil-Trade helpt u om te voldoen aan alle (inter)nationale wetgeving en eisen zoals HACCP, GMP+, Trustfeed, ISO 22000 en meer op het gebied van (voedsel) veiligheid voor mens en dier en milieu. Daarnaast ondersteunt onze software u om de kwaliteit te bewaken in het hele bedrijfsproces zoals het registreren en opslaan van keurrapporten van bijvoorbeeld samples en cuppings.

 

MEER TOOLS & FUNCTIES »

Brexit | Met een goede voorbereiding, minder risico’s

Brexit | Met een goede voorbereiding, minder risico’s

Kranten, nieuwsapps, tv journaals…geen één waar het de laatste tijd NIET over de Brexit gaat: wordt het een harde Brexit? Komt er uitstel, afstel of een overgangsperiode? Niemand weet wat er na 29 maart a.s. gaat gebeuren. En weinig verrassend: wij weten het ook niet.

Wel zeker is dat er zaken gaan veranderen, wat de afspraken tussen de EU en het Verenigd Koninkrijk (VK) ook worden. En dat wij of eigenlijk onze software, u kunnen helpen met de voorbereiding op de verschillende Brexit scenario’s en te verwachten extra handling tot een minimum te beperken. Hoe beter u zich op de diverse scenario’s voorbereidt, hoe minder risico u loopt om voor verrassingen te komen te staan.

Douane afhandeling | Export module
Mochten er geen handelsafspraken gemaakt worden tussen de EU en het VK dan wordt het VK een zogenaamd ‘derde land’, vergelijkbaar met landen als Marokko, VS, China en Australië. Douane-aangiften worden dus onderdeel van uw in- en uitvoer van en naar het VK. Onze export module kan worden geïntegreerd met de aangiftesoftware van de douane maar ook met de kamer van koophandel voor het certificeren of legaliseren van diverse export documenten zoals bijvoorbeeld een oorsprongsdocument. Een handige checklist zorgt ervoor dat u niets over het hoofd ziet en dat gemaakte extra kosten keurig registreert worden.

Valutarisico’s | Valuta hedging
Met de aankomende Brexit bestaat de mogelijkheid dat valutakoersen gaan schommelen. Uiteraard is de Brexit reeds ingecalculeerd in de huidige koers, maar met de verassende stemmingen kunnen er schommelingen ontstaan die nog niet zijn ingecalculeerd of tegen de verwachting ingaan. Koopt of verkoopt u in vreemde valuta dan is het verstandig om deze in- of uitgaven te hedgen. Qbil kan u hierbij perfect ondersteunen door middel van de valuta hedging module. Hiermee krijgt u een duidelijk overzicht van contracten waar u nog een risico loopt. En middels een aantal simpele klikken legt u de afspraken die u met de bank heeft gemaakt vast in Qbil.

Voorraadpand in VK? | Extra werkmaatschappij
Liever niet afhankelijk van de afhandeling aan de grens? En snel en tijdig kunnen leveren? Misschien overweegt u om een voorraad- of distributiecentrum in het VK aan te leggen? Voor direct inzicht en goed beheer van externe voorraden en locaties hebben wij diverse goede oplossingen. Neem contact op met Hikmet Once via +31 (0) 318 50 20 26

Tip:
Bespreek nu alvast met uw klanten of leveranciers wie straks waar verantwoordelijk voor is betreffende de in- of uitvoer. Bekijk of u uw leveringsvoorwaarden hierop moet aanpassen.

Wilt u meer weten? Neem telefonisch contact met ons op via +31 (0) 318 50 20 26

Simac, nieuwe Qbil partner voor scanning en herkenning van inkomende facturen

Simac, nieuwe Qbil partner voor scanning en herkenning van inkomende facturen

Simac Document Solutions is onze nieuwe partner voor scanning en herkenning van inkomende facturen. Het partnership tussen Qbil en Simac is inmiddels bekrachtigd: de eerste gezamenlijke klant Nutland wordt momenteel geïmplementeerd.

Qbil en Simac over de voordelen van dit partnership

Mark Ellis (Financial ERP Consultant Qbil Software):
“Door het partnership met Simac kunnen wij onze klanten nu een oplossing voor scanning & herkenning van inkomende facturen bieden die naadloos is gekoppeld aan ons ERP-systeem Qbil-Trade®. Een investering die zich razendsnel terug verdient: naast tijdsbesparing is er ook minder risico op het maken van fouten, het zoekraken van facturen en realtime inzicht in de status van je facturen. Ofwel meer overzicht en controle.’’

Dico Harteman (Sales Manager Simac):
“Deze oplossing voor factuurverwerking biedt de klanten van Qbil de mogelijkheid om gebruik te maken van een cloud oplossing waarbij voor zowel papieren-, PDF- of XML facturen minimaal 80% automatisch herkend wordt.  Dit levert doorgaans een tijdsbesparing van minimaal 40-70% op.”

Sluiting tijdens feestdagen

Sluiting tijdens feestdagen

Vanaf maandag 24 december 2018 t/m 1 januari 2019 zal ons kantoor dit jaar gesloten zijn.

We zijn dan alleen voor spoed situaties bereikbaar; de wat minder dringende zaken zullen op woensdag 2 januari weer opgepakt worden. Indien u tegen problemen aanloopt die direct aandacht vereisen dan kunt u ons e-mailen op support@qbil.nl. Deze e-mail inbox zal tijdens kantooruren in de gaten worden gehouden.

Graag het onderwerp van de e-mail beginnen met SPOED zodat het duidelijk is dat het direct opgepakt moet worden.

Voorbeelden van spoed situaties:

  • Qbil-Trade is niet bereikbaar;
  • De scankoppeling werkt niet;
  • E-mailen vanuit Qbil-Trade werkt niet;
  • Rapportages openen niet of (positielijst) niet up-to-date;
  • Weegbrugkoppeling werkt niet;
  • De verkoopfactuur kan niet aangemaakt worden.

Wij wensen u alvast fijne feestdagen toe! Hopelijk tot ziens in het nieuwe jaar!

 

AVG – Algemene Verordening Gegevensbescherming

AVG – Algemene Verordening Gegevensbescherming

Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat er vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie (EU). Deze wet vervangt de huidige wet bescherming persoonsgegevens en stelt strengere eisen aan de manier waarop persoonsgegevens worden verwerkt.

De AVG is ook wel bekend onder de Engelse naam: General Data Protection Regulation (GDPR).

AVG in het kort

Bedrijven moeten over een wettelijke basis beschikken voor het verwerken van persoonsgegevens. Dit betekent dat u als bedrijf niet zomaar persoonsgegevens mag bewaren of naar wens mag gebruiken. Daarnaast mag u persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk voor het doel van de verwerking. AVG brengt dus nieuwe verplichtingen met zich mee voor bedrijven. Wij beschrijven de AVG hieronder in vogelvlucht:

Zo zullen de meeste bedrijven hun privacyverklaring moeten aanpassen en het volgende moeten beschrijven:

  • Bedrijfsgegevens
  • Wie de functionaris gegevensbescherming is
  • Welke persoonsgegevens er worden verwerkt
  • Of u wel/niet bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens verwerkt
  • Met welk doel en op basis van welke grondslag persoonsgegevens worden verwerkt
  • Hoe lang de persoonsgegevens bewaard worden
  • Delen van persoonsgegevens met derden
  • Cookies, of vergelijkbare technieken, die er gebruikt worden
  • Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
  • Beveiliging: hoe de persoonsgegevens beveiligd worden

Om persoonlijke gegevens te mogen opslaan, hebt u toestemming nodig van de persoon in kwestie. En deze toestemming moet u vastleggen! En let op: dit geldt zowel voor digitale als offline communicatie. Klanten vormen een uitzondering. Bij bijvoorbeeld het versturen van een digitale nieuwsbrief. Van uw klanten heeft u geen expliciete toestemming nodig. Wel bent u verplicht om ervoor te zorgen dat klanten zich makkelijk kunnen uitschrijven van uw nieuwsbrief.

Personen van wie u de gegevens verwerkt, hebben het recht hun persoonsgegevens in te zien, aan te passen en te verwijderen.

Daarnaast bent u verplicht verwerkersovereenkomsten te sluiten met alle bedrijven die voor u persoonsgegevens verwerken. Als klant van Qbil dient u dus ook met Qbil een bewerkingsovereenkomst af te sluiten. U verwerkt immers persoonsgegevens in onze software? Hier komen wij hieronder bij u op terug.

Ook hebben alle bedrijven die persoonsgegevens verwerken een meldplicht bij datalekken, een datalek melding doet u bij het Meldloket datalekken Autoriteit Persoonsgegevens.

Voldoet u al helemaal aan de AVG?

Voldoet u nog niet helemaal aan de AVG? Of weet u niet precies wat u eventueel nog moet doen? Deze site verteld u stapsgewijs wat u allemaal nog moet doen om aan de nieuwe AVG wet te voldoen:

https://rvo.regelhulpenvoorbedrijven.nl/avg/#/welkom

En op deze site kunt u eenvoudig een privacy verklaring generen:
https://veiliginternetten.nl/privacyverklaring-generator/start/ 

Hoe zit het met Qbil Software & AVG?

Wat hebben wij tot nu toe gedaan?

  • Wij hebben onze privacy verklaring uitgebreid en aangepast. U vindt deze op onze website en in het nieuwsoverzicht van Qbil-Trade®.
  • Wij hebben een datalekken protocol opgesteld. Dit protocol is onderdeel van de verwerkersovereenkomst die wij u deze week zullen toesturen.
  • Wij hebben een register voor het registreren van datalekken.
  • Wij hebben met al onze leveranciers die voor ons persoonsgegevens verwerken een verwerkersovereenkomst gesloten. Zoals bijvoorbeeld met Google Analytics, MailChimp, hostingbedrijven maar ook met bijvoorbeeld onze softwareleverancier voor de boekhouding en het bedrijf dat onze salarisadministratie verwerkt.
  • Wij hebben een register van verwerkingsactiviteiten opgesteld

Verwerkersovereenkomst? Wat is dat?

Onze software Qbil-Trade® verwerkt persoonsgegevens voor bijvoorbeeld contracten, leveringen en facturatie. Daarmee zijn wij een verwerker van persoonsgegevens waar u verantwoordelijk voor bent. Wij zijn verplicht met u een verwerkersovereenkomst te sluiten waarin is vastgelegd hoe wij met persoonsgegevens omgaan. De overeenkomst biedt garanties dat de bescherming van de rechten van personen wordt gewaarborgd.

De bij ons bekende hoofdcontactpersonen ontvangen de verwerkingsovereenkomst deze week van Hikmet Once via de e-mail.

Vragen? 

Heeft u nog vragen over AVG? Wilt u meer informatie? Op dinsdag, woensdag en donderdag kunt u hiervoor telefonisch terecht bij Martine van den Berg, +31 (0) 318 50 20 26.