In het menu Accounts & Financials is er een aparte menu knop gekomen voor de aangifte van de Intracommunautaire Handelsstatistieken. Voorheen zat deze functionaliteit onder de knop ‘Export’.
Als je vanuit de Intrastat module op de knop ‘run’ klikt, krijg je nu eerst een overzicht te zien van de data die je gaat aanleveren aan Eurostat.
Klik vervolgens op ‘execute’ en het export txt-bestand wordt gemaakt en kan in Intrastat cq Destatis worden geïmporteerd.
Sinds januari 2022 heeft Feed & Food Group te Zeist de scan & herken module van Qbil-Trade / Kofax in gebruik genomen. Wij spraken met Marcel Luiten van de finance afdeling van Feed & Food over zijn ervaringen met deze module.
We kunnen niet meer zonder
Wat was reden voor jullie organisatie om deze optimalisatieslag te willen maken?
Voorheen werden onze facturen voorzien van barcode-stickers waarna we de facturen naar Qbil-Trade konden scannen. Dat was een bewerkelijk proces: eerst alle facturen printen, de stickers plakken en dan naar Qbil-Trade scannen. Nu met de Kofax module hoeft dat allemaal niet meer. Je hoeft met Kofax niets voor te bereiden.
Het is net alsof we er al jaren mee werken maar we zijn pas sinds januari live. Dat is nog niet eens een jaar. Maar we kunnen niet meer zonder.
Wat is het grootste voordeel voor jou?
Die barcode-stickers moesten op kantoor geplakt worden. Wij werken nog steeds hybride. Dus half op kantoor, half vanuit huis. Het grote voordeel is dat je nu vanuit elke locatie met dit systeem kan werken. Dus ook als ik thuiswerk, kan ik onze inkoopfacturen inboeken en verwerken. Ideaal.
Met de scan & herken oplossing van Kofax heb je wel een extra monitor nodig. Dat is echt een must. Thuis gebruik ik mijn notebook en nog een groot scherm. Op kantoor het ik drie schermen. Twee grote en nog een kleiner scherm zodat ik tussendoor mijn e-mail kan checken.
Levert Kofax een tijdsbesparing op voor jullie?
Het levert een tijdsbesparing op maar je moet nog steeds je facturen controleren. Dat verdwijnt niet. Dat doen wij vooraf. Dus facturen waar vragen over zijn, blijven dan liggen. Die neem je dan nog niet op in het proces. En dat is echt belangrijk want een verkeerde boeking is veel werk om te herstellen Het proces zelf is een tijdsbesparing. Kofax herkent de facturen maar je moet, zeker in het begin, het systeem, wel helpen om de facturen te leren herkennen. Het wordt steeds beter.
Dat wij met dit systeem overal kunnen werken, zorgt voor continuïteit.
Grote facturen met veel line items zoals bijvoorbeeld onze transportfacturen waar ook flexibele energie toeslagen op worden geheven, is nog handwerk. Door de energietoeslagen matchen de bedragen dan niet. En zo’n factuur is 4 pagina’s lang. Dat blijft bewerkelijk.
Maar goederenfacturen worden wel goed herkent dat is al een enorme winst.
Voor onze overhead facturen gebruiken wij Scansys. Die worden rechtstreeks gescand naar onze boekhoudsoftware Exact. Scansys doet hetzelfde maar is niet lerend. Scansys is dan in vergelijking met Kofax vrij star. Kofax wordt steeds beter omdat het een lerend systeem is. Als je daar wat tijd en moeite in investeert dan levert dat veel voordeel op.
Hoe verliep de implementatie?
We zijn verbaasd dat het zo goed gaat. Vanaf het begin. De implementatie ging heel soepel. Daar ben ik heel positief over. Een paar dingetjes gingen niet meteen lekker maar dat is goed opgepakt. En in het begin heb ik wel gehad dat iets twee keer opnieuw moest. Maar dat is alles.
Heb je nog tips?
Het is wel handig om vanaf het nieuwe boekjaar te beginnen. Door de nummering. Zo kan de oude nummering uitfaseren. En hoef je niet te werken met twee verschillende nummeringen door elkaar.
Zijn er nog andere voordelen?
Het is een groot voordeel dat Kofax in de Cloud zit. Je hoeft nooit updates te downloaden. Dat gaat automatisch. En dat wij met dit systeem overal kunnen werken, zorgt voor continuïteit.
Als ik het een cijfer van 1 tot 10 moet geven dan geef ik dit echt een dikke 9.
Nieuwsgierig geworden naar onze Qbil-Trade & Kofax AP Essentials module?
Neem contact op met onze sales of supportafdeling. Mail naar info@qbil.nl of bel ons op +31 (0)318 50 20 26
Het onderdeel Export, voor het exporteren van data naar het boekhoudsysteem, is vanaf heden gesplitst in twee onderdelen:
Export
Manage Periods
In menu ‘Manage Periods’ is het nu makkelijker om te switchen tussen verschillende werkmaatschappijen. En verder kunnen vanuit hier de periodes voor contracten, facturen en productie orders beheerd worden. Ofwel door het sluiten van periode kunnen zaken op contracten of facturen uit die periode niet meer aangepast worden.
Na het sluiten van een periode blijft het mogelijk om een contract te kopiëren, te bekijken of te e-mailen.
Meer informatie vind je in onze Knowledge database (let op: je moet ingelogd zijn in Qbil-Trade).
Altijd al mee willen denken over Qbil Trade? Wij gaan het planningsscherm vernieuwen en zijn benieuwd naar jouw ideeën!
Qbil Trade is ontwikkelt om onder andere logistieke processen te stroomlijnen. Vanuit steeds meer klanten krijgen wij de feedback dat zij het logistiek wel voor elkaar hebben, maar dat het overzicht in de planning af en toe wat ongrijpbaar is. Nu stamt het huidige planningsscherm al van een aantal jaar geleden en is het dus hoog tijd dit te vernieuwen. Dit zouden wij kunnen doen door het scherm te laten zoals het is en hoofdzakelijk het scherm technisch up-to-date te brengen, of het scherm eens radicaal aan te pakken.
Wij neigen sterk naar het laatste en willen jullie daarom vragen of jullie aan een sessie willen deelnemen bij ons op kantoor om te brainstormen over een nieuwe opzet van het scherm en met ons te sparren waar jullie tegenaan lopen en wat in jullie ogen efficiënter zou kunnen.
Heb jij eind augustus tijd om dit samen met ons op te pakken, vul dan onderstaand formulier voor 1 augustus in en wij nemen in de loop van augustus contact met jou op.
Aanmelden User Input dag
Aanmelden voor het meedenken over het vernieuwen van het planningsscherm
Wij schatten in dat wij voor deze sessie 3 tot 4 uur nodig zullen hebben. Wij zorgen uiteraard dat alles verzorgd is op deze dag. Graag per organisatie max. twee (2) aanmeldingen. Stem eventueel af binnen jullie team wie jullie het beste kan vertegenwoordigen.
Het kan zijn dat de door jouw gegeven feedback niet wordt geïmplementeerd. Dit kan te maken hebben met dat de door jou voorgestelde oplossingsrichting slechts voor een beperkt aantal klanten voordelen heeft of dat dit zelfs bij andere klanten nadelige effecten oplevert. Uiteraard kunnen wij ook feedback of voorgestelde oplossingen afwijzen wanneer wij tegen technische beperkingen aanlopen.
Vervolg
Na de sessie zullen wij de verkregen feedback en oplossingsrichtingen verder uitwerken. Misschien nemen wij nog kort contact met jou op puntjes nog verder af te stemmen. Vervolgens zullen wij aan een demo werken die wij zullen delen met de deelnemers. Ook hier kunnen jullie eventueel feedback op geven. Zodra het geïnstalleerd wordt, zullen wij dit eerst aan de deelnemers beschikbaar stellen op de testomgeving. Ook hier kan de deelnemer dan feedback geven. Op basis van een planning zal het vernieuwde scherm beschikbaar worden gemaakt aan de rest van de klanten.
Het kan gebeuren dat een woord of tekst nog niet is vertaald in Qbil-Trade. Of dat een woord met een kleine letter ipv een hoofdletter is geschreven.
CTRL + dubbelklik
In uw eigen Qbil-Trade omgeving kan u dit nu snel zelf aanpassen. Houd CTRL toest ingedrukt en dubbelklik op het betreffende woord.
U kunt nu de vertaling aanpassen en bewaren. Zie video hieronder.
Handleidingen, veelgestelde vragen en tip & tricks voor het gebruik van Qbil-Trade.
Voor al je vragen kun je vanaf heden onze knowledge base raadplegen. Van onboarding- en probleemoplossing tot algemene instructie- en ondersteuningsvragen. Je vind de knowledge base in het settings menu (het drie-stippen-menu of ook wel kebab menu genoemd) rechtsboven in Qbil-Trade,
De knowledge base is momenteel verdeeld in drie gedeelten:
Getting started
FAQ
Tips & Tricks
De grote lijnen van de software zijn nu beschreven en daarom hebben wij besloten om de kennisbank nu live te zetten. Ondertussen gaan wij gewoon verder met het completeren en uitbreiden van de knowledge base.
De knowledge base is momenteel alleen nog in het Engels beschikbaar. Vertalingen in het Nederlands, Duits, Frans & Spaans volgen zo spoedig mogelijk.
Tip: vertaal de pagina via je Google Chrome browser:
Je kunt de Knowledge base pagina’s laten vertalen in de web browser van Google Chrome.
Zorg dat je de Knowledge pagina opent via je Google Chrome browser
Klik bovenaan op Vertalen (zie onderstaande afbeelding)
Recent Comments