Document nummering

Bepaal vooraf hoe de nummering eruit moet komen te zien. Stel dat we de nummering van de offertes willen instellen.

• We willen dat de offerte nummering begint met de Q van Quotation.
• Vervolgens willen het jaartal laten zien. Maar dan niet 2023 maar alleen ’23’ weergeven (we weten toch allemaal dat we in de 20e eeuw leven….)
• Dan willen we maand waarin de offerte wordt uitgebracht weergeven, ofwel voor maart is dat 03.
• En dan willen we de nummering beginnen met 0253.
• In het kort moet het zo worden: Q23030253
• En dan vanaf daar gaat de nummering doortellen waarbij in de maand april de nummering van 03 maart moet verspringen naar 04.

Selecteer in het instellingen menu -> Administration

Selecteer ‘Numbering Schemes’

Selecteer het tabblad waarvan je de nummering wil aanpassen. In ons geval: ‘sales offer’.  

Om een nieuwe nummering toe te voegen, klik op de plus + button. 

Oke. Nu wordt het spannend. We willen dat de nummering zo wordt weergegeven:

Q23030253

Q = Quotation (je kan met elke willekeurige letter beginnen of de letter gewoon weglaten)
23 = year [y] (gebruik je de hoofdletter Y dan verschijnt 2023 voluit)
03 = month [m]
0253 = de nummering waarmee wij onze offertes willen laten beginnen.

In het witte Prefix veld vul je het volgende in:
Q[y][m]

In het rode ‘Start’ veld vul je nummer in waarmee je wil beginnen. In ons geval: 0253

En in het volgende veld, selecteer je de datum vanaf wanneer de nummering moet in gaan. 

Selecteer een datum. 

Selecteer op welke werkmaatschappij of BTW nummer de nieuwe nummering van toepassing is. 

Klik vervolgens op ‘save’. 

Het is gelukt! De document nummering voor de offertes is ingesteld!